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学会发邮件也很关键 申请美研成功录取被忽视的秘诀

  • 责任编辑:ximeng.wang
  • 来源:互联网
  • 时间:2019-01-10 17:43:26

  无论是已经赴美的同学还是正在做申请准备的同学一定都有一个发现,那就是美国人真的很喜欢用电子邮件进行沟通。无论是申请过程中的套磁还是询问录取情况,亦或是学习过程中咨询问题等等,似乎对美国人而言,电子邮件才是沟通交流的首选。

  在中国,电子邮件和邮箱这种东西好像除了用来注册各种各样的账号以外几乎没有其他作用了;但是在美国,要是学会发送邮件的正确方式,不仅能够帮助你提高沟通的效率,有的时候更能够为你赢得一次面试或者申请奖学金的机会。如果是要申请美国的博士,一封足以打动美国教授的电子邮件甚至直接会帮你申请成功!

  但是一涉及到发电子邮件,我们就不得不考虑中美交流的一些文字礼仪问题。虽说是礼仪,但其实也没有那么多的条条框框,只要掌握了相关邮件的模板和不同情形下使用的句子模板,任何人都能秒变邮件达人。

  在西方国家,不论是与同学还是与教授们通邮件,我们都需要注意一些约定俗成的文法和格式。尤其是在申请过程中和教授的邮件沟通,就更要注意这些沟通的细节与专业度了。

  想象一下如果教授看到你的邮件,却看不懂你要表达什么,也没有什么让教授感兴趣的点,他还会过多的关注你吗?但如果你的邮件让教授感觉很好,迫不及待地想与你见一面,那你就成功了,没准还会给你一个直接见面的机会也说不定哦~

  说了这么多,究竟我们在给教授发邮件的时候都需要注意什么呢?听天道小编给你详细的说一说吧!

  主题

  给申请学校发邮件,主题 (subject)这一栏千万不要空着,要尽量言简意赅地表达清楚。同时邮件的标题是很重要的一部分,一般对方的第一印象就是通过看你的标题来确定的。

  相反,一封没有主题的邮件虽然不至于被人忽略,但给人的第一印象就不会非常好。对方会认为你没有花足够的心思在上面,对这次交流不够重视。

  称呼

  一般在第一封邮件中称呼对方,应该用Dear Dr. *** (***是姓)其他的方式都是错误的。当然,我们一定要看清楚对方的简历,确认其确实有博士学位,才能用Dr。

  之后如果收到回信的话,我们可以根据对方的落款,决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字(first name),那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写,那么下一次仍然要用正式称呼。其实在任何时候,用正式称呼都是最保险的。如果是联系不认识的教授,我们最好在见面之前一直用正式称呼。

  正文

  正文部分和主题一样,基本还是要保持言简意赅的特点。因为在申请季,这些工作人员或是教授每天还会收到大量的邮件,过于冗长繁琐的语言有时会让读者感到厌倦。相反,条理清晰、简洁明了的内容往往会在不知不觉中让对方获得较多关于你的信息。

  所以写电子邮件的时候,内容要尽量做到简明扼要,与主题无关或者不必要的客套话,要尽量舍弃。同时,要注重是文章内容的逻辑清晰、条理清楚。对于我们来讲,这一点往往不那么容易就做到。因为一般情况下,我们都是急于了解一些信息或有求于人才会联系学校或教授,而这种情况下,我们通常会恨不得一下子把所有事情全部说清楚,但越这么想越容易把事情越说越糊涂。

  在写邮件前,我们应该把要询问的事宜都整理好,最好把前因后果都要想清楚,同时也要想好各种结果,毕竟有时我们也不清楚,看我们邮件的会是什么人。所以千万记得,把事情陈述清楚以后,把问题清晰的罗列下来,这样方便别人一一作答,只有这样我们发邮件的目的才能达到。当然,也不要一股脑儿的把所有问题都搬上去,先从最紧要的问题问起,一封邮件最好也不要超过3个问题。

  用词

  写邮件时,我们的用词要朴实,最好一针见血。不要刻意用自以为正式的华丽词藻,关键是要用对方能看得懂的文字。

  结尾

  在结尾部分我们当然要写上一些诸如with my best regards之类的结尾辞,一般而言,我们常会用的几个结束词:

  Cheers,更像是团队之间,大家说“加油”

  Sincerely,是比较正式的场合使用,像是套磁信,其他正式文书等

  Regards,大致像此致敬礼的感觉

  Best wishes/warm wishes,友好而亲切的慰问感觉

  结尾辞根据收件人,文章的语气内容选择就行,大多数邮件其实thanks就可以了。当然,如果遇到逢年过节或者周末的时候,大家不要忘记加上几句Happy New Year或Have a good weekend,这样会让人觉得心情愉快。

  等待回复

  很多时候,教授回复你的速度取决于你发邮件的时间点以及学校工作人员的处理速度和一贯作风等等,所以等待回复的过程要有一定的耐心。在收到回复以后,不管对我们有没有帮助,最好都回信表示感谢。

  另外,如果之前没有说清楚的问题还可以继续深入探讨。这里最好直接在原文回复,这么做的目的是让对方知道你已经收到了回复;更重要的是,由于他们每天需要处理大量这样的信件,把原文引用在下面可以有助于他想起你。

  最后给大家普及一些用邮件交流的小常识,希望能够帮到大家,最后祝大家都能被梦校录取!

  邮件是永久性的,一旦你把它发出去了,就不可能再收回来了。只要对方收到了邮件,他就主宰了这封邮件的命运,保存或者直接把邮件放入回收站。

  邮件中不要出现表情或者表情符号,请大家一定注意这一点。同时你写给教授的邮件不是平常在社交工具上的留言,所以千万不要和教授开一些文字玩笑。

  邮件中千万不要出现不正式的缩写或是有拼写上的错误,那会显得你对这次交流很不重视。

  邮件的内容上也不要太过殷勤。虽然在邮件中我们要表现出礼貌和友好,但也要适度,毕竟在美国,阿谀奉承这一套是不管用的。

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